【メモ】パフォーマンスの上がる仕事整理術

Overview

この記事の内容

この記事では、以下の内容について解説しています。

• 書類の整理術
• タスクの整理術

仕事整理術

整理・ファイリング

(1) 整理整頓

• 書類の保管
  • 不要なものを捨てる
  • 保存期間が決まっているものは所定の場所を決め保管
  • 長期保管する必要がある書類は分けて保管し，期日を決めて破棄
  • スキャンしてデータ化
• 書類の配置
  • 導線にあった物の配置
  • 一番よく使う物を目線の高さに配置する
• 書類の整理
  • 進捗状況ボックスを作る:「未着手」「3割」「5割」「8割」「中断」
    付箋に進捗状況をメモして貼り付けておき，すぐに作業の状況がわかるようにする

(2) テンプレート化を活用

• よく作成する文書は「テンプレート」にしておく
• チェックシート，チェックリストを作成しておく

To Do リスト

To Do リストを使う目的

1. 抜け漏れなく，確実に仕事を行う
2. 仕事に優先順位をつけ，効率的に仕事を行う

ポイント

予測時間を入れる
→ 優先順位を決定できる．業務への集中力が高まる

To Do チャート

メリット

段取り，優先順位が一目でわかる

作り方

「重要度」を横軸，「緊急度」を縦軸にとって平面を作り，付箋にタスク名を書いて，タスクの重要度と緊急度に対応した位置に貼る．

仕事の組み立て・優先順位

タスクの細分化

• タスクをチャンクダウンする
• 1つ1つのチャンクの作業時間を見積もり，予定を組む

ポイント: 大まかにまとめすぎない

優先順位

1. 物理的締め切り
2. 仕事の依頼者の締め切り
3. 自分自身の中での締め切り

ガントチャートを使うと見やすい．

タイムマネジメント

ポイント

• ビジュアル化する

方法

1. スケジュール帳
   • 移動時間や準備時間も書き込むと空き時間が見えるようになる
2. カレンダーアプリ

PDCAサイクル

とは

• Plan
• Do
• Check
• Action

仕事上での応用

1. 失敗ノート
   • 失敗したことをノートに記録しておく
   • 書く項目:
     • 日付
     • 失敗の内容
     • ダメージ
     • 何がどのように起こった
     • 原因となること
     • 改善ポイント
2. 仕事のポートフォリオ
   • 自分の仕事にかけている時間の内訳を知り，改善を考える